英文求职信细节点滴（上）


        一份理想的工作是良好事业的开端。随着众多外资，合资企业大举进驻中国市场，在其中谋求一个好职位，加入office白领阶层成了许多毕业生，甚至是在校生梦寐以求的事。于是，准确，娴熟地运用英语撰写求职信，适时推销自己便成了必不可少的一块敲门砖。虽说一般求职信的长度都不超过一页，可谓短小精练，言简意赅，其中却包括不少英语信笺书写的基本规范和格式。如果能运用恰当，无疑会给用人单位留下良好印象，同时也是自身英语水平的最好体现。


通常，一封完整的英文求职信包括以下8个基本部分：

        信头：Heading
        信内地址：Inside Address
        称呼：Salutation
        信的正文：Body of Letter
        结束语：Complimentary Close（包含在正文里）
        署名：Signature
        附件：Enclosure（一般包括简历，自传等）
        信封：Superscription



        (一) 信头（Heading），即信的开端，一般为写信人的联系方法，包括地址，邮编，电话号码和写信日期。这与中国人的习惯做法——直呼抬头大有区别，其目的是方便收信人复信或联系自己，也利于用人单位，尤其是一些外资企业归档，查阅。信头位于右上角，一般可从信纸中间或偏右的地方写起。地址名称从小到大，然后依次为邮编，电话和写信日期。对于在校学生，则可在第一行写上班级，专业名称和院系等。值得注意的是地址中标点符号的正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但一行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间，月份与年份之间必须用逗号分开，而日期与月份之间不用逗号。如：22 March, 2002。

        英文信头的写作格式主要有并列式（Block Form）和斜列式(Indented Form)两种。其区别仅为形式不同。通常，印刷品中以并列式为主，而手写则多为斜列式，以求美观。

并列式：
        Shanghai International Studies University        
        550 West Dalian Road, Shanghai                  
        200083, P. R. China                                
        22 March, 2002                                      

斜列式：
        Shanghai International Studies University
             550 West Dalian Road, Shanghai
                 200083, P. R. China
                     22 March, 2002



        （二）信内地址（Inside Address）（相对信头）是指收信人的名字，职位，单位地址和邮编，应该写在信头的左下方且要顶格书写。基本次序与信头的写法无异，但切记勿将两者搞混，带来不必要的麻烦。

        一般，收信人的名字可在第一行，也可在末行出现，并在姓名前加上尊称（title）以示礼貌，如Mr., Mrs., Miss, Ms (不知女士婚否的情况下使用)，Doctor, Professor, Honorable等等。为引起别人重视，也可在相关收信人前写上ATTN或是Attention of…。

如：
        *** Company
        111 North Zhongshan Road, Shanghai
        200052, P. R. China
        ATTN: Human Resources Manager/ Attention of the Personnel Manager



        （三）称呼（Salutation）的位置为低于信内地址两行处，从信纸左边顶格写起，并与信内地址第一行排齐。每个词的首字母要大写，末尾要加标点。美国和加拿大英语多用冒号，而英国英语中则多用逗号。对于知道姓名的收信人可直呼姓名，并在前面加上尊称即可。在不知对方姓名的情况下，最简单的方法是Sir/Madam, 也可为Dear Sir/Madam, 或 My Dear Sir/Madam。如果连对方是男是女也不能肯定的话，最好是以To Whom It May Concern（致相关人士）开头。



        （四）正文（Body of Letter），英文求职信的正文以开门见山，直截了当为宜。每段不宜太长，保持在两三行左右最佳。语言力求简洁明了，结构分明，让人一目了然。切忌拖沓冗赘，重复与求职无关的内容。

正文内容包括：
        1）开场白，说明从何渠道获知招聘信息，准备应聘何种职位等。若是毛遂自荐，并非针对某一招聘信息，则应主动说明去函目的，并询问是否有你所要的职位。
        2）自我介绍，例如：年龄，学历，专业，工作经验，特长和技能等，尽管大部分信息还会在附件（简历，自传）中再次出现。
        3）如有需要，要说明另谋职位的原因；最好能在陈述原因后，加上一些证明人，供招聘单位核查证实。
        4）结束语，应请求对方提供面试机会，并表示感谢。最后以一句礼貌用语结束正文。

信的最后是求职者的签名和日期。正文的格式我们将在下一期继续讲解。



        （五）结尾署名（Signature），有点类似中文书信中的“敬上”，“拜上”，“谨启”等。一般在低于正文两行的位置，从信纸的中间或偏右的地方开始写起。在英国英语中，以Yours faithfully（注意大小写）最多，而在美国英语中则多为Faithfully Yours, 有时也省略Yours 一词。

最常用的结尾谦语如下：
        Yours truly,…
        Yours faithfully,…
        Yours sincerely,…
        Yours respectfully,…
        Yours obediently,…

求职信中除了签名，有时还会写上求职者现在的头衔。格式应为：
        Yours truly,
        (Signature)
        John Smith
        Professor of Law



        （六）附件（Enclosure），通常，随同求职信，求职者还要附寄一些能证明个人情况的资料，如：毕业证书复印件，学位证书复印件，奖励证书，个人简历等。此时要在左下角的Enclosure一项中注明。例如：Enclosure/Encl. A photocopy of university diploma/A resume。注意，如是两份或以上的证明材料，应当写成Enclosures/Encls.。



        （七）信封（Superscription）。最后，在求职信以及相关附件大公告成之后，不要忘记正确用英语书写信封。虽说，一般只要写对地址，无法寄达的可能性很小，但也许这一套正规格式对今后的工作会大有裨益呢。

        英文信封的写法有两种。一种是写信人，收信人的姓名和地址均写在信封正面。另一种是将收信人的姓名和地址写在正面，而写信人的姓名和地址则在信封背面。较正规的信件多采用前一种写法，其中也包括求职信。一般来说，写信人的姓名，地址总是位于信封左上角，书写顺序与前面讲到的信头和信内地址写法相同。收信人的姓名和地址位于中间偏右下的地方。为清楚起见，也可在写信人的姓名前加上From, 收信人的姓名前加上To的字样。双方的地址信息应尽量详细，以免无法投递，或是无处退回。这一点又与中文开信封简写的做法不同。

信封格式范例：
From John Smith                                                                                                                        (Stamp)
Letter Box 221Shanghai International Studies Univ.550
West Dalian Road, Shanghai
200083          


                                                                                                                     To  Mrs. Gao Guoliang
                                                                        ＊＊＊ Company  111 North Zhongshan Road, Shanghai
                                                                                                                                                  200052

        信息社会中通讯工具的升级换代可谓日新月异。一度只能靠书信来交流感情，互通有无的人们，正越来越多的使用电话，传真，和Email频繁地交流信息。想必现在的求职者大多会舍弃信件的烦琐，而求助无纸的email完成应聘的各道环节。不过无论是何种形式，相信工整规范的“信”件格式总能使阅信人对未曾谋面的你留下一个良好的最初印象。